Maarten Vanwingh, Manager Resultaat Verantwoordelijke Eenheid, is al 25 jaar in dienst bij Mondriaan. Van origine is hij verpleegkundige, maar ondertussen al meer dan 20 jaar leidinggevende binnen verschillende onderdelen van Mondriaan. Energie krijgt hij van het implementeren van innovaties en het begeleiden van veranderingen. Sinds de start van het 100% online team bij Mondriaan, eind 2019, is Maarten dan ook betrokken. Een klein team van 7 medewerkers ging de uitdaging aan om, binnen de gevestigde reguliere zorgorganisatie van Mondriaan, aan de slag te gaan met een nieuwe, innovatieve manier van werken. Inmiddels zijn er naast de enthousiaste 100% online behandelaars ook 60 medewerkers ‘blended’ met NiceDay aan de slag. Hoe ervaren Maarten en zijn team het online werken met NiceDay? Wat is de toegevoegde waarde en wat is er voor nodig om succesvol aan de slag te gaan? Op zoek naar antwoorden op deze vragen, besloten we met Maarten gesprek te gaan.
Laten we bij het begin beginnen: waarom is er gekozen om een online team te starten?
Ik vond het, gezien de tijd waarin we leven, eigenlijk evident dat wij die kant opgingen. Mondriaan werkt deels onder het brand van PsyQ NL; hierdoor is er nauw contact met de Parnassia Groep, onze grote broer. Als het daar regent, druppelt het bij Mondriaan en ook bij de Parnassia Groep wilden ze online aan de slag. Zo konden we met Mondriaan een doorstart maken. We werken nauw samen met andere PsyQ vestigingen en PsyQ Parnassia Groep had al uitgebreide ervaring met het NiceDay concept. Van die kennis en ervaring hebben wij natuurlijk maximaal gebruik gemaakt.
Online aan de slag met NiceDay is nieuw, maar we hebben bij Mondriaan eerder gewerkt met andere technologie platformen. Deze platformen waren eerder een digitaal hulpmiddel voor de normale manier van werken. Wij zagen in dat het niet voldoende is om met technologie alleen verandering in de GGZ teweeg te brengen. Er was een paradigm shift nodig en we moesten van de klassieke manier van werken afstappen. Niet denken over hoe dat wat we nu doen online gedaan worden. Maar; hoe kunnen we technologie zo inzetten dat het in het voordeel van de behandelaar, patiënt en organisatie werkt? Dit sluit aan bij de visie van NiceDay en zo hebben we elkaar gevonden.
Je geeft aan dat technologie een oplossing kan zijn voor verandering in de GGZ. Welke bottlenecks waren er voor jullie en hoe is deze nieuwe manier van werken daar een oplossing voor?
De kosten per patiënt, maar ook de gemiddelde doorlooptijd in de GGZ moet naar beneden. We hebben namelijk te maken met enorme wachtlijstproblematiek. Met NiceDay kan je (nog) efficiënter behandelen. De technologische ondersteuning zorgt er namelijk voor dat behandelaar en patiënt samen sneller tot de kern kunnen komen. Maar, ook kortere sessies, tussentijds contact en monitoring van je patiënt dragen bij aan een behandeling met kortere doorlooptijd, zonder dat dit afdoet aan de kwaliteit van de behandeling.
Inzicht in de data geeft ook meer handvatten om de randvoorwaarden vast te stellen samen met de patiënt: je kunt dus concreet afspreken wat je patiënt kan verwachten in een x aantal sessies. Dit biedt meer structuur, maar tegelijkertijd ook flexibiliteit voor zowel behandelaar als de patiënt. NiceDay ondersteunt de nieuwe manier van werken, waarbij we kijken naar wat er wetenschappelijk bewezen effectief is en hoe we dat kunnen inrichten en ondersteunen met technologie.
De workflow voor ons 100% online team is duidelijk en gestructureerd, maar voor onze ‘blended’ teams zijn we nog wat zoekende. Toch zit ook in deze teams veel potentie, zeker met opschalen. Zo is bijvoorbeeld het inrichten van achterwacht eenvoudiger en kunnen we een diverser aanbod aan behandelingen doen met behulp van NiceDay. We geloven dus ook voor de ‘blended’ teams in deze manier van werken. PsyQ streeft naar een situatie waarbij het de normaalste zaak is dat elke patiënt ook gedeeltelijk online wordt behandeld.
Hoe begin je met deze nieuwe manier van werken?
Wat naar mijn inziens heel belangrijk is, is een inhoudelijke kar trekker. Voor mij was dat Han Gielen, GZ Psycholoog en Projectleider Zorg online. Ik, als manager bedrijfsvoering, kan wel ergens achter staan, maar het is juist zo van belang dat de psychologen en psychiaters er achter staan en in geloven. Het is cruciaal dat zorginhoudelijke mensen die boodschap uitdragen. Het gaat hier niet om een bezuiniging of ‘nieuwigheid’. Het gaat er echt om dat de kwaliteit van de behandelingen even goed blijft, terwijl er nieuwe mogelijkheden ontstaan die misschien wel leiden tot een verbetering in die kwaliteit.
Daarnaast is er natuurlijk de praktische kant van zo’n nieuwe manier van werken: nieuwe medewerkers werven, mogelijkheden creëren om goed thuis te werken, het verbreden naar andere onderdelen. Ik trek de kar op het gebied van de randvoorwaarden en de uitrol. Zorgdragen voor draagvlak binnen de organisatie. Enthousiasmeren, activeren! Gelukkig is de opzet van zoiets als deze nieuwe behandelvorm echt teamwork en heeft iedereen binnen Mondriaan hier de schouders ondergezet. Services, ICT, HR en ook met name het expertise centrum in de figuur van Cindy Wings. Voor een grote organsatie kan Mondriaan bijzonder snel en flexibel schakelen.
Je praat vol enthousiasme over de online teams. Waarom sta jij achter deze manier van behandelen?
Mijn voornaamste motivatie komt voort uit het feit dat we inhoudelijk even kwalitatieve zorg kunnen leveren maar wel met kortere DBC’s. Hierdoor kunnen we echt aan de slag met het verlagen van de wachttijd. Daarnaast helpt het mij in de bedrijfsvoering om goede medewerkers te vinden. Het is bijvoorbeeld erg aantrekkelijk om op deze manier te werken voor mensen die opzoek zijn naar flexibiliteit zoals ouders met jonge kinderen.
Richting de meer inhoudelijke kant spreekt het mij erg aan dat de relatie met de patiënt verandert. De behandelaar staat meer en meer naast de patiënt; deze gaat zelf actief aan de slag met het herstel en we kunnen de patiënt ook steeds meer empoweren. De verantwoordelijkheid over en het inzicht in de eigen behandeling groeit en dat draagt in veel gevallen ook bij aan een kortere looptijd. Deze herstelgerichte benadering sluit perfect aan op het beleid binnen Mondriaan waar herstelgericht werken al langere tijd hoog op de agenda staat.
Hoe is de tevredenheid binnen de teams om volledig online te werken?
Wat ik hoor is dat de tevredenheid best hoog ligt! Zoals ik eerder aangaf, je kan verschillende rollen goed combineren zo stelt het thuiswerken ouders met jonge kinderen in staat om die verschillende rollen te combineren.
Als ik eerlijk ben moet ik ook zeggen dat die flexibiliteit voor extra druk zorgt; werk en privé lopen toch wat meer door elkaar. Nu met corona is dat steeds moeilijker te managen. Voorheen hadden we regelmatig activiteiten of momenten met het hele team op kantoor. Ook al werkte men dan met de patiënten online, je kon tijdens de koffie wel even bijpraten met je collega’s.
Aan dat contact onderling besteden we nu ook op afstand veel aandacht. Even stilstaan bij hoe het gaat, in zowel het online team en als in de blended teams. We doen ontspanningsoefening, yoga, hebben team dagen en doen af en toe een hapje en een drankje. Er moet echt aandacht zijn voor elkaar, misschien juist wel nu we zoveel thuis zitten.
Vanwege corona zijn nog meer behandelaars met NiceDay gaan werken. Eerst volledig online, maar sinds de versoepelingen ook weer deels op locatie. Wat is er volgens jou nodig om goede blended zorg neer te zetten?
De 100% online behandelaars die werken met NiceDay zijn goed getraind en begeleid in het optimaal inzetten van NiceDay. Deze training is gemaakt met het oog op volledig online werken. Samen met NiceDay doen wij er goed aan om deze training om te vormen naar één die passend is voor deze groep. Hoe ziet een blended behandeling eruit? Wat heeft een behandelaar nodig om deze optimaal in te richten? Dit zijn zaken waar we gaandeweg meer inzicht in krijgen en samen met NiceDay aan werken.
Heb je nog een afsluitend advies voor organisaties die ook met deze nieuwe manier van werken aan de slag willen?
Alles valt of staat met de juiste mensen, het aanname beleid is cruciaal. Je hebt mensen nodig om out of the box te durven denken, te pionieren en niet bang zijn om te experimenteren. Je hebt iemand nodig die zin heeft in verandering en innovatie. Daarnaast is het ook van belang om je als organisatie te realiseren dat deze nieuwe manier van werken een hele nieuwe opzet nodig heeft. Een startup binnen de bestaande organisatie in de beginfase is cruciaal. Later kan je gaan verankeren en verbreden. Het is een fase met nieuwe uitdagingen, die wij nu met beiden handen aanpakken om ook uit deze fase weer het beste te halen.
Patiënten geven de online behandeling via NiceDay gemiddeld een 8.2. De behandelaars geven het werken met NiceDay een 7,6. Sinds november 2018 zijn er binnen de NiceDay omgeving al meer dan 15.000 patiënten behandeld.
