GGZ-instellingen zetten steeds vaker technologie en digitalisering in om kosten te reduceren en voor efficiëntere bedrijfsvoering. Om voor een vlekkeloze implementatie te zorgen, is het belangrijk dat er eerst goed nagedacht wordt over een aantal punten. Denk bijvoorbeeld aan wat de technologische oplossing je GGZ-instelling oplevert, wat er geïnvesteerd moet worden qua budget en energie, en hoe het (behandelend) personeel de verandering het best omarmt. We bespreken het in onderstaand artikel, en vertellen je over hoe MiSi NeuroPsy zo’n succesvolle implementatie heeft gedaan!
Kennis vooraf van de bedrijfsvoering en financiën
Om in te schatten of een digitale innovatie succesvol gaat zijn, moet een nulmeting van de bedrijfsvoering en financiën van een GGZ-instelling gemaakt worden. Deze zijn complex en worden beïnvloed door een aantal factoren, zoals de grootte van de instelling, de locatie, de aard van de zorg en de financieringsstructuur. Vanzelfsprekend verschilt dus per instelling hoe de bedrijfsvoering eruitziet. Een raamwerk voor de bedrijfsvoering en financiën van een GGZ-instelling zou onder meer de volgende onderdelen kunnen omvatten:
De standaard workflow en huidige manier van werken
- Hoe de algemene bedrijfsvoering en financiële administratie worden geleid en beheerd.
- Met welke systemen er wordt gewerkt en hoe deze worden ingezet
- Hoeveel cliënten behandeld worden en hoeveel/wat voor zorg zij gebruiken. Oftewel, hoe zien de behandelprotocollen eruit?
- Welke type cliënten de meeste zorg gebruiken
Inzicht in inkomsten en uitgaven
- Wat de omzet is van de GGZ-instelling
- Wat de hoogste kostenposten zijn. Denk aan kosten voor personeel, huisvesting, medicijnen en andere zorgbenodigdheden, alsmede kosten voor administratie en bedrijfsvoering.
- Hoeveel budget er beschikbaar is vanuit een zorgverzekering voor innovatie
- Wat voor innovatieprojecten er al lopen
- Of er contracten lopen bij andere (IT) leveranciers
Personeel en rollen
- Hoeveel (behandelend) personeel de GGZ-instelling heeft
- Wie er allemaal gebruik gaat maken van de innovatie
- Wat voor gedragsverandering er wordt gevraagd van het personeel
- Of er iemand in dienst is, zoals een innovatiemanager of verandermanager, die de innovatie kan faciliteren.
- Hoe ervoor gezorgd wordt dat de innovatie goed geïmplementeerd en geborgd wordt
Hoe zit het met jouw GGZ-instelling? Je kunt de lijst hierboven als checklist gebruiken.
De rol van zorgverzekeraars in digitalisering
Ook zorgverzekeraars vragen steeds vaker naar de bedrijfsvoering van een GGZ-instelling, en willen graag op de hoogte gehouden worden van de implementatie van een technologische innovatie. Dit vraagt veel aandacht van mensen binnen een instelling die zich voorheen minder bezighielden met de bedrijfsvoering en innovatie. Vragen waar een GGZ-instelling bijvoorbeeld antwoord op moet hebben zijn: wat levert het product op qua kostenbesparing? Hoe wordt de verandering binnen het budget doorgevoerd? Wat brengt het organisatorisch met zich mee?
Implementatie en beheer digitale innovatie is een uitdaging
Technologie en digitalisering kunnen de bedrijfsvoering en financiën van een GGZ-instelling op verschillende manieren verbeteren. Bijvoorbeeld door het aanbieden van digitale zorg, blended care, data-analyse voor administratie en automatisering van werkprocessen. Wel blijkt het digitaliseren van de bedrijfsvoering een complexe taak te zijn. Belangrijke voorwaarden zijn bijvoorbeeld een overtuigende business case en optimale samenwerking tussen verschillende afdelingen. De implementatie van een technologische innovatie vergt namelijk veel veranderingen in de dagelijkse praktijkvoering, de logistiek en vraagt om een andere omgang met cliënten.
Verder is het belangrijk om op te merken dat digitalisering niet per definitie leidt tot lagere kosten en meer efficiëntie, dat is erg afhankelijk van hoe het geïmplementeerd en geborgd wordt. De juiste technologieën en methoden kiezen bepaalt het succes van de innovatie. Bovendien is het van groot belang om de veranderingsprocessen goed te begeleiden en medewerkers te betrekken bij de implementatie.
Hoe GGZ-instelling MiSi NeuroPsy met het NiceDay-behandelplatform is gaan werken
MiSi NeuroPsy is een GGZ-instelling die zich richt op zowel complexe als eenvoudige casussen en heeft als missie om de beste zorg en aandacht te bieden aan iedereen die het nodig heeft, ongeacht hun culturele achtergrond. Lea Jabbarian, GZ-psycholoog i.o.is verantwoordelijk om deze verandering door te voeren in het team. Net als bij veel andere organisaties, heeft de coronacrisis een duwtje in de rug gegeven voor het overstappen naar een andere manier van werken. Lea was eerst wat sceptisch over online behandelen, maar merkte al snel dat het veel voordelen biedt. Lees haar verhaal hier verder.
